Mit der Zeiterfassung stempelt jeder Benutzer Kommen, Pause und Gehen mit seinem Namen und seiner PIN. Das geht an einem Gerät, das als Stempeluhr an der Wand hängt, und an jeder Kasse. Alle Geräte zeigen denselben Stand: Wer an der Wand kommt, ist auch an der Kasse und in der Verwaltung sofort „da“.
Zeiterfassung einschalten
- Öffne in der Verwaltung „Module“.
- Schalte „Zeiterfassung“ ein. Das Modul ist in jedem Paket enthalten und kostet nichts extra.
Danach gibt es unter „Benutzer“ die Seite „Zeiten“, und die Kasse zeigt im Menü unter deinem Namen, ob du eingestempelt bist.
Wer stempelt: alle aktiven Benutzer. Unternehmer, also Inhaber eines Einzelunternehmens oder Gesellschafter, stempeln nicht; bei ihnen steht „Unternehmer stempeln nicht“. Willst du einen weiteren Benutzer ausnehmen, etwa einen gemeinsamen Benutzer „Theke“, öffne ihn unter „Benutzer“ und schalte „Stempelt nicht“ ein. Er erscheint dann weder an der Stempeluhr noch in den Zeiten.
Ein Gerät als Stempeluhr einrichten
Die Stempeluhr ist ein Tablet oder Handy des Betriebs mit der Orderlyze-App, etwa ein iPad neben dem Eingang. Verbinde es wie jede Kasse mit dem Betriebs-Code. Dann:
- In der Verwaltung: Öffne „Benutzer“ › „Geräte“ und wähle beim Gerät „Stempeluhr“ statt „Kasse“. Das Gerät wechselt sofort.
- Oder am Gerät: Melde dich mit einem Benutzer an, der das Recht „Team“ hat, und tippe in der „Benutzeransicht“ auf „Dieses Gerät als Stempeluhr“ und dann auf „Stempeluhr starten“.
Eine Stempeluhr ist keine Kasse. Sie zeigt nur die Uhr und die Namen. Um wieder eine Kasse daraus zu machen, tippe auf „Stempeluhr verlassen“ und gib die PIN eines Benutzers mit dem Recht „Team“ ein. Du kannst das Gerät auch in der Verwaltung unter „Geräte“ wieder auf „Kasse“ stellen.
Damit die Uhr immer vorne bleibt:
- iPad: „Geführter Zugriff“ in den Bedienungshilfen einschalten und in der App starten.
- Android: „App anheften“ in den Sicherheitseinstellungen.
- Den Strom per Kabel anschließen. Im Stempeluhr-Modus bleibt der Bildschirm an.
Stempeln an der Stempeluhr
- Tippe auf deinen Namen.
- Gib deine PIN ein.
Bist du noch nicht da, bist du damit sofort eingestempelt. Die Uhr zeigt die Uhrzeit, deine Stunden heute und in dieser Woche. Hast du dich vertippt, tippe gleich auf „Rückgängig“.
Bist du schon da, wählst du nach der PIN „Pause“ oder „Gehen“. In der Pause wählst du „Pause beenden“ oder „Gehen“. Gehen in der Pause beendet die Pause mit.
Ein grüner Punkt am Namen heißt „da“, ein gelber „Pause“. Diese Punkte sehen alle an der Uhr.
Die Uhr stempelt nur mit Verbindung zum Internet. Ohne Verbindung zeigt sie „Keine Verbindung. Dein Stempel ist nicht gespeichert.“ Versuch es dann gleich nochmal. Klappt es nicht, sag der Verwaltung, wann du gestempelt hast; sie trägt die Zeit nach.
Stempeln an der Kasse
Bist du an einer Kasse angemeldet, öffne das Menü. Unter deinem Namen stehen dein Zustand und die passenden Knöpfe, etwa „Nicht eingestempelt“ mit „Kommen“ oder „Da seit 16:58“ mit „Pause“ und „Gehen“. Nach „Kommen“ und „Gehen“ steht kurz „Rückgängig“ daneben.
Tippe auf deine Stunden, um „Meine Woche“ zu sehen: jeden Tag mit Kommen, Gehen, Pause und Dauer. Stimmt etwas nicht, sag es der Verwaltung. Ändern kann nur sie.
An- und Abmelden an der Kasse stempelt nie von selbst. Wer anfängt zu arbeiten, tippt „Kommen“, an der Wand oder an der Kasse.
Zeiten in der Verwaltung
Unter „Benutzer“ › „Zeiten“ siehst du die Woche: eine Zeile je Benutzer, jeden Tag mit Dauer und Kommen bis Gehen, Urlaub, Krank oder Feiertag, rechts die Summe. Wer gerade da ist, steht live dabei. Hat ein Benutzer eine Sollzeit, steht in der laufenden Woche darunter „von 40:00“, in früheren Wochen die Differenz, etwa „+0:45“ oder „−1:00“.
Oben unter „Zu erledigen“ stehen Schichten mit „Ende fehlt“. Das passiert, wenn jemand vergisst zu gehen: Nach 16 Stunden zählt die Schicht nicht mehr, bis du mit „Ende eintragen“ das Ende einträgst. Der Benutzer kann am nächsten Tag trotzdem normal kommen.
Zeiten ändern
Klicke auf einen Tag eines Benutzers. Die Karte zeigt die Stempel des Tages und woher sie kommen, etwa „Stempeluhr“, „Kasse“ oder „Verwaltung“. Du kannst eine Uhrzeit ändern, mit „Stempel nachtragen“ einen fehlenden Stempel ergänzen oder mit „Stempel zurücknehmen“ einen falschen entfernen. Ein Grund ist immer Pflicht. Der alte Wert bleibt unter „Verlauf“ stehen, mit Benutzer und Uhrzeit der Änderung.
Zeiten aller sehen und ändern darf, wer das Recht „Zeiten verwalten“ hat. Rollen mit dem Recht „Team“, etwa „Manager“, haben es von Anfang an. Ohne das Recht sieht jeder Benutzer unter „Zeiten“ nur seine eigene Woche mit Urlaub, Krank, Feiertagen und Soll und seine eigene Monatsliste.
Monatsliste und Export
- „Monatsliste“ lädt für einen Benutzer den Monat als PDF, mit Feldern zum Unterschreiben. Mit Sollzeit stehen Soll und Differenz darin, dazu Urlaub und Krank. In Österreich hat jeder Arbeitnehmer einmal im Monat Anspruch auf seine Aufzeichnungen (AZG § 26 Abs. 8).
- „CSV-Export“ lädt die Schichten eines Zeitraums für die Lohnverrechnung, dazu je eine Zeile für Urlaub, Krank und Feiertage mit dem Soll des Tages.
Einstellungen
Klicke in „Zeiten“ auf „Einstellungen“. Jede Änderung gilt sofort auf allen Geräten.
- Nach „Gehen“: „An der Kasse abmelden“ meldet den Benutzer an jeder Kasse ab, sobald „Rückgängig“ vorbei ist. „Angemeldet bleiben“ lässt ihn angemeldet, im Menü steht dann „Nicht eingestempelt“.
- Pausen: „Stempeln“ zeigt den Knopf „Pause“ an Stempeluhr und Kasse. „Fest laut Vereinbarung“ zeigt keinen Pausenknopf: Dauert eine Schicht mehr als 6 Stunden, gehen 30 Minuten Pause ab. Das ist erlaubt, wenn die Pausen schriftlich vereinbart sind und eingehalten werden (AZG § 26 Abs. 5).
Arbeitszeit, Urlaub, Krank und Feiertage
Arbeitszeit und Soll
Klicke in „Zeiten“ auf einen Benutzer und dann auf „Arbeitszeit“. Wähle die Beschäftigung (Vollzeit, Teilzeit, in Deutschland Minijob oder Kurzfristig, in Österreich Geringfügig), die Sollzeit pro Woche in Stunden, etwa „38,5“, und die Arbeitstage. Ohne Sollzeit gibt es kein Soll. Die Änderung gilt sofort ab der laufenden Woche, frühere Wochen behalten ihr Soll.
Das Soll eines Tages ist die Sollzeit geteilt durch die Arbeitstage. An einem Feiertag, Urlaubs- oder Krankentag ist es null. Bei „Kurzfristig“ zählt die Woche die Arbeitstage im Jahr, etwa „23 von 70 Tagen“. Ab 70 ist die Zeile rot: Eine kurzfristige Beschäftigung darf in Deutschland höchstens 70 Arbeitstage im Kalenderjahr dauern (§ 8 SGB IV).
Urlaub und Krank
Klicke beim Benutzer auf „Urlaub“. Oben stehen die Tage, die übrig sind, daneben der Anspruch des Jahres und der Rest aus dem Vorjahr. Beides gilt sofort. Die Karte nennt das gesetzliche Minimum, in Deutschland vier Wochen, in Österreich fünf Wochen, umgerechnet auf die Arbeitstage.
Wähle „Von“ und „Bis“. Der Knopf nennt die Tage, etwa „Urlaub eintragen · 2 Tage“. Gezählt werden nur Arbeitstage ohne Feiertage. Ein Urlaub in der Zukunft steht als „geplant“ in der Liste, das × entfernt einen Eintrag.
„Krank“ funktioniert genauso, ohne Anspruch. Ist jemand im Urlaub krank, zählt der Tag als Krank, der Urlaubstag bleibt übrig. Urlaub und Krank sperren das Stempeln nicht: Wer trotzdem arbeitet, hat seine Stunden, das Soll des Tages bleibt null.
Ohne Arbeitstage gibt es nichts zu zählen. Lege dann zuerst die Arbeitszeit fest.
Feiertage
Klicke in „Zeiten“ auf „Einstellungen“ und dann auf „Feiertage“. Die Feiertage gelten für alle Benutzer des Betriebs.
- In Österreich stehen die gesetzlichen Feiertage schon da. In Deutschland wähle das Bundesland, bis dahin steht „Bundesland fehlt“.
- Gilt ein Feiertag nur in manchen Gemeinden, steht „nicht in jeder Gemeinde“ dabei, etwa Mariä Himmelfahrt in Bayern. Gilt er bei dir nicht, schalte ihn aus.
- Unter „Eigener Feiertag“ trägst du einen freien Tag für alle ein, etwa Heiligabend.
Ein Feiertag an einem Arbeitstag senkt das Soll und zählt nicht als Urlaubstag. Wer am Feiertag arbeitet, hat seine Stunden, in der Woche steht „am Feiertag“ dabei. Der Name des Feiertags im Kopf der Woche öffnet die Feiertage.
Gut zu wissen
- Die Zeit eines Stempels ist die Zeit des Servers, nicht die des Geräts.
- Eine Schicht über Mitternacht zählt zum Tag, an dem sie begonnen hat.
- Die Zeiten bleiben gespeichert, auch wenn ein Benutzer das Team verlässt.
- Gibt es in deinem Betrieb einen Betriebsrat, binde ihn vor dem Start ein. Das verlangen das österreichische ArbVG und das deutsche BetrVG für Zeiterfassungen.