Wer an der Kasse arbeitet, steht in der Verwaltung unter „Team“, mit Name, Rolle und PIN. Mit der PIN meldet sich die Person an jeder verbundenen Kasse an.
Person anlegen
- Öffne in der Verwaltung „Team“.
- Klicke auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Es erscheint eine neue Zeile.
- Schreibe den Namen, der Vorname reicht, und drücke Enter. Die Verwaltung legt die Person an und meldet „… ist dabei“.
- Wähle in der Zeile die Rolle. Vorgewählt ist „Mitarbeiter“.
- In der Zeile steht die PIN, ein Vorschlag mit vier Ziffern. Gib sie der Person weiter.
Willst du eine eigene PIN vergeben, tippe sie vor dem Namen in das PIN-Feld der neuen Zeile. Später zeigt die Verwaltung statt der PIN nur noch Punkte.
PIN ändern
- Klicke in der Zeile auf das Schloss mit den Punkten, gib unter „Neue PIN“ 4 bis 8 Ziffern ein und drücke Enter.
- Das Symbol mit den Kreispfeilen („PIN erzeugen“) setzt sofort eine neue, zufällige PIN.
- PINs, die leicht zu erraten sind, etwa 1111 oder 1234, nimmt die Verwaltung nicht an.
In der Kassen-App ändert jede Person ihre eigene PIN unter „Benutzeransicht“ bei „Meine PIN“.
Kassen an der Person
Hat dein Betrieb mindestens zwei Kassen, legst du fest, an welchen Kassen sich eine Person anmeldet:
- Klicke in der Zeile der Person auf „Mehr“.
- Wähle unter „Kassen“ eine oder mehrere Kassen. „Alle“ hebt die Beschränkung wieder auf.
Ist eine Person beschränkt, zeigt ihre Zeile die Kassen, etwa „nur Theke“. Ein Klick darauf öffnet die Auswahl.
Rollen und Rechte
Die Rolle bestimmt, was jemand an der Kasse und in der Verwaltung darf. Neue Betriebe starten mit drei Rollen:
- „Inhaber“: alle Rechte. Diese Rolle lässt sich nicht ändern.
- „Manager“: alle Rechte außer „Behandlungen“.
- „Mitarbeiter“: „Bonieren“, „Kassieren“, „Positionen stornieren“, „Kunden pflegen“ und „Hilfe-Chat“.
Unter „Team“ › „Rollen & Rechte“ steht jede Rolle mit den Personen, die sie haben, und mit „Darf“ und „Mit Freigabe“.
So änderst du eine Rolle:
- Klicke auf die Rolle. Die Zeile klappt auf und zeigt „Darf“, „Mit Freigabe“ und „Nicht“.
- Klicke auf „Rechte anpassen“. Die Rechte stehen nach Arbeitssituation: „Am Tisch“, „Beim Bezahlen“, „Nach dem Bezahlen“, „Kassenlade und Tag“ und „Büro“. Bei Dienstleistern heißt die erste Gruppe „Beim Verkauf“.
- Stelle je Recht „Ja“ oder die zweite Stufe ein. „alle“ schaltet eine ganze Gruppe um.
- Klicke auf „Fertig“. Die Rechte gelten sofort für alle mit dieser Rolle.
Rechte an der Kasse wie „Positionen stornieren“ oder „Rabatt gewähren“ haben die Stufen „Ja | Freigabe“. Ohne das Recht bietet die Kasse die PIN einer berechtigten Person an, siehe Freigabe an der Kasse. Alle anderen Rechte haben „Ja | Nein“.
Die Liste zeigt nur Rechte, die es in deinem Betrieb gibt. Ist ein Modul aus, fehlen seine Rechte, die Rolle behält sie aber. Steckt ein Recht in einem anderen, ist es mit angehakt: Wer das Kassenbuch führt, darf es auch lesen.
Eine neue Rolle legst du in der leeren Zeile am Ende der Liste an. In der Gastronomie und im Verein stehen dabei die Vorlagen „Service“, „Theke“ und „Küche“ zur Wahl. Eine Vorlage füllt Name und Rechte vor, ändern kannst du beides.
Welche Rollen ein Modul nutzen dürfen, steht auch auf seiner Karte unter „Module“ bei „Darf“. Geändert wird hier.
Gut zu wissen
- Das „ד in der Zeile entfernt eine Person. Die Person kann sich dann nicht mehr anmelden, ihre Belege bleiben erhalten. Mit „Rückgängig“ in der Meldung holst du sie zurück.
- Eine eigene Rolle lässt sich nur löschen, solange niemand sie hat. Die drei Rollen, mit denen der Betrieb startet, lassen sich nicht löschen.
- Für den Tagesabschluss braucht es das Recht „Geschäftstag“, für Drucker und Finanzamt das Recht „Einstellungen“. Fehlt „Geschäftstag“, geht der Abschluss mit Freigabe.
- Ein neues Handy oder Tablet verbindest du mit dem Betriebs-Code, siehe Die ersten Minuten an der Kasse.