Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse in Österreich einen technischen Manipulationsschutz haben. Die Regeln dafür stehen in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Klingt nach Bürokratie — in der Praxis übernimmt ein gutes Kassensystem fast alles davon automatisch. Hier ist der Überblick, was die RKSV verlangt und was du selbst tun musst.
Stand: Juli 2026. Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was die RKSV technisch verlangt
Eine RKSV-konforme Kasse besteht aus mehreren Bausteinen:
- Signaturerstellungseinheit: Jeder Barumsatz wird kryptografisch signiert — von einer zertifizierten Einheit eines Vertrauensdiensteanbieters. Damit ist nachträgliches Ändern oder Löschen von Umsätzen ausgeschlossen.
- QR-Code am Beleg: Jeder Beleg trägt einen maschinenlesbaren Code, der die Signatur enthält. So lässt sich jeder Beleg einzeln prüfen.
- Datenerfassungsprotokoll (DEP): Die Kasse protokolliert jeden Umsatz lückenlos und verkettet. Das DEP musst du regelmäßig sichern und 7 Jahre aufbewahren.
- Verketteter Umsatzzähler: Ein verschlüsselter Zähler macht jede Lücke in der Belegkette sichtbar.
Deine Pflichten als Unternehmer:in
Ein paar Schritte bleiben bei dir — sie sind aber überschaubar:
- Registrierung über FinanzOnline: Kasse und Signatureinheit müssen beim Finanzamt registriert werden.
- Startbeleg: Nach der Inbetriebnahme erstellst du einen Startbeleg und prüfst ihn (z. B. mit der BMF-Belegcheck-App).
- Monats- und Jahresbeleg: Zum Monatsende erstellt die Kasse einen Monatsbeleg; der Dezember-Monatsbeleg ist zugleich der Jahresbeleg, den du ausdrucken bzw. erstellen und bis 15. Februar des Folgejahres prüfen musst.
- DEP sichern: Das Datenerfassungsprotokoll regelmäßig (mindestens quartalsweise) auf einem externen Medium sichern.
- Ausfälle melden: Fällt die Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden aus, ist das über FinanzOnline zu melden; in der Zwischenzeit tragen Belege den Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen”.
Was davon erledigt ein Cloud-Kassensystem?
Bei einem modernen App-Kassensystem ist der Manipulationsschutz eingebaut, statt nachgerüstet: Die Signatur läuft im Hintergrund mit, Belege tragen automatisch den QR-Code, das DEP führt die Kasse selbst. Bei Orderlyze ist die Finanzamt-Signatur in jedem Paket enthalten — ohne Aufpreis, ab 39 € im Monat. Du kümmerst dich um dein Geschäft, die Kasse um die Konformität.
Auch praktisch: Berichte und Datenexporte für die Steuerberatung (DATEV, BMD, RZL) kommen direkt aus dem System — die Unterlagen für Prüfungen hast du damit immer griffbereit.
Häufige Missverständnisse
- „Kartenzahlung braucht keine Signatur.” Doch: Auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen vor Ort sind Barumsätze im Sinne der RKSV und werden signiert.
- „Eine alte Kasse reicht, wenn ich sie nicht manipuliere.” Nein: Ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung ist die Kasse seit 2017 nicht mehr zulässig — unabhängig davon, wie ehrlich geführt wird.
- „Der Jahresbeleg macht sich von selbst.” Erstellt wird er von der Kasse, die Prüfung bis 15. Februar bleibt aber deine Aufgabe (bzw. die deiner Steuerberatung).
Ab wann brauchst du das alles überhaupt?
Die RKSV betrifft dich, sobald dein Betrieb registrierkassenpflichtig ist — also ab 15.000 € Jahresumsatz mit über 7.500 € Barumsätzen. Die Grenzen und Ausnahmen erklärt unser Artikel zur Registrierkassenpflicht in Österreich.
Wenn du gerade ein Kassensystem suchst, das RKSV-Konformität ohne Extrakosten mitbringt: Hol dir ein kostenloses Angebot — Einrichtung und Signatur sind inklusive.