„Was kostet mich eine Kasse wirklich?” — die wichtigste Frage vor der Anschaffung, und oft die am schlechtesten beantwortete. Viele Anbieter verstecken Kosten in Modulen, Belegen oder Update-Gebühren. Hier ist die ehrliche Aufschlüsselung: aus welchen Bausteinen sich Kassensystem-Kosten zusammensetzen und worauf du beim Vergleichen achten solltest.
Die vier Kostenbausteine
1. Software (monatlich)
Moderne Kassensysteme laufen im Abo. Bei Orderlyze kostet die Software je nach Branche 39, 49 oder 75 € pro Monat (exkl. MwSt.) — mit allen Funktionen in jedem Paket: Kartenzahlung, Gutscheine, Verwaltung, Berichte, Datenexporte. Beim Vergleichen lohnt der Blick ins Kleingedruckte: Manche Anbieter verlangen für Berichte, zusätzliche Geräte oder Schnittstellen eigene Modulpreise.
2. Hardware (einmalig)
- Tablet oder Smartphone: Bei einem App-Kassensystem kannst du dein eigenes Android- oder iOS-Gerät verwenden — dann entfällt dieser Posten komplett. Fertige Tablet-Bundles gibt es auf der Hardware-Seite.
- Bondrucker: z. B. Cloud-Drucker um 265 €.
- Kassenlade: ab rund 70 €.
- Zubehör wie Tablet-Ständer: um die 25 €.
Ein Dienstleistungsbetrieb mit E-Beleg per QR-Code kommt notfalls ganz ohne Drucker aus; in der Gastronomie gehören Bon- und Küchendruck meist dazu.
3. Einrichtung (einmalig)
Bei Orderlyze fällt eine einmalige Aktivierungsgebühr von 199 € an — dafür ist die Kasse startklar, inklusive Finanzamt-Signatur (RKSV in Österreich, KassenSichV/TSE in Deutschland). Achtung bei anderen Anbietern: Einrichtungspauschalen und Schulungskosten können deutlich höher liegen.
4. Kartenzahlung (laufend, umsatzabhängig)
Für Kartenzahlung brauchst du ein Terminal deines Zahlungsanbieters. Dessen Kosten (Terminalmiete bzw. -kauf und ein Prozentsatz pro Transaktion, das „Disagio”) kommen vom Zahlungsdienstleister — bei jedem Kassensystem. Rechne je nach Anbieter und Kartenart grob mit 0,5–2 % pro Zahlung.
Beispielrechnung: Friseursalon
- Software Paket Dienstleistungen: 39 €/Monat
- Eigenes Tablet vorhanden: 0 €
- Aktivierung: 199 € einmalig
Macht im ersten Jahr 667 € (danach 468 €/Jahr) — Signatur, Support und alle Funktionen inklusive. Optional: Kassenbuch-Add-on für 13 €/Monat.
Beispielrechnung: Restaurant
- Software Gastronomie +: 75 €/Monat (Küchenkommunikation, unbegrenzt viele Geräte)
- Tablet-Bundle + Cloud-Drucker + Kassenlade: einmalig je nach Auswahl, grob 500–800 €
- Aktivierung: 199 € einmalig
Im ersten Jahr also rund 1.600–1.900 €, danach 900 €/Jahr. Bestellungen per Funkbonieren sparen dabei täglich Wege und bringen erfahrungsgemäß mehr Umsatz pro Schicht.
Worauf du beim Vergleichen achten solltest
- Kosten pro Beleg oder pro Buchung? Sollte es nicht geben — bei Orderlyze gibt es keine.
- Update- und Supportgebühren? Updates und Support gehören ins Abo, nicht auf die Rechnung.
- Ist die Finanzamt-Signatur inklusive? Die RKSV-Signatur ist Pflicht (warum, erklärt unser RKSV-Ratgeber) — manche Anbieter verrechnen sie extra.
- Funktionsumfang pro Paket: Ein günstiges Einstiegspaket nützt wenig, wenn Berichte oder Gutscheine als Module dazugekauft werden müssen. Bei Orderlyze sind alle Funktionen in jedem Paket.
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen im Kleingedruckten prüfen.
Fazit
Realistisch kostet ein vollwertiges, finanzamtkonformes Kassensystem ab etwa 40 € im Monat plus einmalige Hardware nach Bedarf. Entscheidend ist weniger der Monatspreis als die Frage, was alles drin ist — Signatur, Support, Updates und Funktionen.
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